7 valódi kulcs a sikeres idő menedzsmenthez

Ha vállalkozó vagy, biztos vagyok benne, hogy már megtapasztaltad, hogy az idő a legértékesebb dolog a világon. Csupán korlátozottan áll rendelkezésedre, visszafordíthatatlan, és egyszeri. Ez az az erőforrásod, amire – bármibe fogsz -, a legnagyobb szükséged van. Természetesen ez az is, amelynek a hiánya a legnagyobb stresszt okozza szinte minden vállalkozás vezetőjének életében. 

A plafon, ami túl alacsonyan van

Természetes, hogy a vállalkozásod felépítésének első periódusában még az idődet alakítod bevétellé, azonban ha ez nem változik, elég hamar szembesülni fogsz az un. “Időplafon” jelenségével, amely miatt könnyen megtorpanhat, vagy akár meg is állhat az eredményeid növekedése.

A jelenség sokszor nehezen ismerhető fel, hiszen a hazai vállalkozói kultúrának gyakori jellemzője a “sokat dolgozni sikk” jelenség. A külvilág ugyan hősként ünnepli a munka oltárán életét áldozó vállalkozót, azonban a valós életben ezeket a hősöket a kiégés állandó veszélye fenyegeti. Jó, ha tudod, ezt senki nem várhatja el tőled.

Kulcs a sikeres változáshoz

Hogyan tágíthatnád ki a napod 24 óráját? Sajnos sehogy. Van viszont egy sor szabály, amellyel hatékonyabbá teheted az értékes idődet. Gondolj csak bele, hogy milyen lenne például egy négy órás munkahét, amiről Tim Ferris is ír azonos című könyvében. 

Az írás tényleg inspiráló, és szórakoztató is egyben, azonban mielőtt belekóstolsz a Tim által leírt egzotikus élményekbe, érdemes felismerni a szerző merőben új hozzáállását a vállalkozói léthez. 

Hiába sorakoznak sikerkönyvek a polcodon, biztos lehetsz benne, hogy ha eredményt akarsz, valamit tenned is kell érte. Az eredményhez pedig meg kell tanulni jól bánni az idővel és az energiáddal is.

A golyóálló időgazdálkodás kulcsai nem tippek, vagy trükkök. Nem javaslatok, hanem szabályok. Nincs olyan, hogy csak azt próbálom ki belőle, ami szimpatikus. A biztos sikerhez ezek az első lépések egyikei, amelyeket meg kell lépj a “kell” szó stressze nélkül.

Vizsgáld meg milyen gondolatokat hittél el a munkáról

Jó szándéktól és saját hitük által vezérelt szüleink, tanáraink és környezetünk gyakran olyan gondolatokat hitettek el velünk, amelyekről akkor még nem tudtuk eldönteni, hogy egyet értünk-e velük. Elhittük. Csak egy példát említve itt van “a pénzért keményen meg kell dolgozni.” Sokak szülei nagyon sokat dolgoztak nem éppen sok pénzért, ellenben közben nagyon elfáradtak és alig volt idejük pihenni. 

Gondold végig milyen első tapasztalataid, gondolataid vannak arról ahogyan a körülötted lévő transzparens emberek a munkára tekintettek. 

Ha egyetlen gondolatot is találsz, amellyel ma már egyértelműen nem értesz egyet, mégis úgy érzed, hogy valamelyest a hatása alatt vagy, akkor itt az ideje, hogy döntést hozz. Ezek a gondolatok szokások hálózatát építették ki az életedben, amelyet bármikor megváltoztathatsz. Azzal az egy dologgal, hogy mostantól kritikus szemmel vizsgálod a gondolataidat, szokásaidat már a siker útján jársz. Vizsgáld felül a működésedet. 

Készíts listát a teendőidről, és tartsd őket biztos helyen.

Igen, itt írni kell. A világ fejlődik, és számtalan eszköz támogatja a vezetők sikerét. Te se ijedj meg leváltani a jó öreg jegyzettömbödet a bevált mobilodra, vagy számítógépedre. A kézírás lehet, hogy sokak számára megszokott, azonban a digitálisan rögzített információ sokkal könnyebben rendszerezhető, áttekinthető, kereshető, és nem utolsó sorban elmenthető.

A kulcs itt abban rejlik, hogy mindent, de tényleg mindent leírsz. Tégy úgy, mint a számítógéped. Ne a korlátozott méretű memóriádban tartsd az információt, hanem írd ki egy merevlemezre, ahonnan bármikor elővarázsolhatod. 

Az eredmény akár napokon belül megjelenik. A stresszed csökken, miközben a fontos információkat bármikor elérheted a “felhőből”, amikor csak akarod.

Az egyik igazán könnyen tanulható eszköz erre a feladatra a Trello nevű webes alkalmazás, amely nagyon könnyen kezelhető felületet kínál a gondolataid rendezésére és nem lehet elrontani. Ha a mobilodra is letöltöd még inkább hasonlíthat a korábbi jegyzettömbre. 

Végezz el minden 2-3 perces, vagy annál rövidebb feladatot azonnal

A sikerélmény érzése hihetetlenül stresszoldó hatású, míg az el nem végzett feladatok hosszú listája a fejedben épp ellenkezően működik. Minden, ami a belső várólistádon pihen, stresszt okoz, és értékes erőforrásokat vesz el. A rövid, azonnali feladatok elvégzése sikerélményt nyújt, amely jól jön a nagy falatokhoz. 

Vigyázz, nehogy a halogatás csapdájába kerülj azzal, hogy ügyesen kitalálsz magadnak egy sor 2 perces feladatot, ami aztán szépen kitölti a napodat! 

Edd a békát először!

A frappáns megfogalmazás Brian Tracy-től, a népszerű motivációs trénertől származik. A lényege az, hogy kapd elő a legfontosabb feladatot, és addig csináld, amíg be nem fejezed. 

Ehhez mindenképpen priorizálnod kell. A szempont itt a leginkább célhoz vezető feladat előre helyezése kell legyen még akkor is, ha az a legnépszerűtlenebb. Ha azzal kész vagy, hidd el, minden sokkal gördülékenyebben megy. Ha a fontossági sorrend helyett azt tartod szem előtt, hogy melyik feladatot csinálnád szívesebben, akkor nagyon távol kerülhetsz a valódi céljaidtól. 

Használd a naptárat!

Tervezhetsz naphosszat, ha nem rendelsz a terveidhez határidőt, azok csupán álmok maradnak, és annyi esélyed lesz elérni őket, mint a napnak háttal árnyékát kergető macskának. 

A technika fejlődik, itt az idő, hogy élj vele! Ma már minden mobiltelefonban egy teljes menedzsment támogató csomag van naptárral, jegyzetekkel, amelyeket akár meg is oszthatsz a közreműködőiddel. A papírnaptár szép dolog, a kézírásnak varázsa van, mégis, a digitális eszközök hatalmas segítséget nyújtanak. Emlékeztetőket tartalmaznak, segítenek rendszerezni, áttekinthetővé teszik az egész hetedet, bármilyen felületről el éred őket és ami a legfontosabb teret szabadítanak fel a fejedben a kreatív gondolatoknak.

A tervezés minden siker magja. A naptárad ennek a melegágya.

Fókuszálj!

Ha át akarsz törni egy falat, jobban jársz, ha mindig csak egy pontra csapsz a pöröllyel. Az elaprózott energia hatástalan marad. Így van ez a feladatokkal.
A “multitasking” fogalma, amely a számítógépek processzorainak világából származik, pont ezt a jelenséget mutatja meg. Egy processzor csak látszólag végez eredményesen több feladatot egyszerre. Valójában egymás után egy-egy szelet kerül kiszámításra a feladatból. A gond ezzel, hogy a váltás a feladatok között a gépnek is plusz energiájába kerül, akárcsak neked. Ha egy feladatot végzel el elejétől végéig, sokkal hatékonyabb leszel, mint ha sok területen próbálsz helytállni egyszerre. 

Ehhez persze jól jön, ha a folyamataid támogatják a fókuszált munkavégzést.

Az éjjel nappali is bezár néha

Ahogy már korábban említettem, egy nap 24 órából áll. Triviális ugyan, de mégis sokan úgy élik a napjaikat és úgy tesznek vállalásokat, mintha ennek nem lennének tudatában.

Mit tehetsz? A megoldás az, hogy delegálsz. Oszd meg a feladataidat munkatársaiddal. Add le azokat, amelyekhez nem feltétlenül szükséges a te személyes jelenléted, közreműködésed.

A delegálás művészet. Fejlett kommunikációt igényel, és nagyfokú bizalomra van szükséged hozzá. Vedd körül magad olyan emberekkel a vállalkozásodban, akinek nyugodt szívvel tudod átadni a feladataidat, hatalmazd fel őket és vállaljanak felelősséget. Feladatkiosztás, ellenőrzés, visszajelzés. Mindössze ez választ el attól, hogy még több időt teremts magadnak azokra a teendőkre, amelyekre más nem képes rajtad kívül. 

Van az a feladat, amit nem végzünk el

Ha már nincs több 2 perces feladatod, túl vagy a priorizáláson, és delegáltad a feladataid egy részét, szinte törvényszerű, hogy marad egy sor olyan küldetés, amelyről tisztán látszik, hogy nem lesz rá időd, és a hozam sem olyan értékes, hogy energiát fektess bele.
Vizsgáld meg ezeket, és nyugodt szívvel engedd el őket. Én az elengedés előtti állapotra létrehoztam egy “nem aktuális teendők” listát. Amit nehéz elengedni, mert tetszik, jó lenne valamikor, azokat megtartom egy ideig. 1-2 hónap alatt kiderül tartós marad-e az érzés vagy jobb a kukába tenni. 

Gyakran nehézséget okoz, de érdemes megtanulni “nem”-et mondani egy sor tételre a listádon. Mert ezek azok az értékes befektetések, amelyekből végül nem lesz profit. 

Nem egyszer ezekhez a témákhoz emberek is kapcsolódnak, akik nem biztos, hogy látják az időd értékét. A “nem” nekik is szól. Ha nehéz kimondani, gyakorolj a tükör előtt minden reggel és tűzz ki egy célt, mondj minden nap mosolyogva legalább 3 nemet.

0 válaszok

Hagyjon egy választ

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük