A meetingek öt fájdalomcsillapítója a hatékonyságért

Sokak számára már a szó is rosszul hangzik: “meeting”. Eleve idegenül cseng, jelzi, hogy valami multi szakzsargon ránk erőltetett szokása lehet ez, nem csoda, hogy azonnal megjelenik az idegenkedés érzése.

Ami külföldről származik, az nem feltétlenül rossz

Pongor Juhász Attila, a vállalkozói marketing hazai szakértője az egyik Marketing Akadémia rendezvényén úgy fogalmazott, hogy azért Amerikát használja tudásforrásnak, mert az az egyetlen ország, amelynek a kultúrája a vállalkozásra épült, és ez szervesen jelen van az amerikaiak mindennapjaiban is. 

A meeting egy klasszikus példa erre. Igen, valóban ez egy “multi céges kultúra” eleme, azonban nézzük meg egy pillanatra azokat a nagy múltú óriás vállalkozásokat. Miért ne használjuk a náluk jól bevált recepteket? A “meeting” angolul találkozót jelent. Nem csupán találkozó, vagy megbeszélés, annál sokkal több. Egy nagyszerű lehetőség a fejlődésre, fejlesztésre, motivációra, tervezésre, számonkérésre, jutalmazásra, motivációra, elemzésre, és még sorolhatnám. A lényeg, hogy együtt csináljuk, mi, azaz a csapat.

Hogy a meeting szó a fejekben ne legyen egyenlő az unalmas idő vesztegetéssel, vagy az idegesítő beszédek hallgatásával, íme öt fájdalomcsillapító tipp, hogy hatékonyan meetingelhessetek.

Tartsd a napirendet

A legnagyobb szenvedést a spontán meetingek okozzák. Ennek ellenszere a napirend, amelyhez – akármennyire is furcsán, vagy mereven hangzik – percre pontosan tartsd magadat. Ez az egész csapatnak biztonságot nyújt. A meeting így garantáltan eredményes lesz. Ha valaminek a megoldására nem került sor, azt jegyezzétek fel és tűzzetek ki konkrét időpontokat és felelősöket az első adandó alkalomra.

A napirend tartása kezdetben nem könnyű feladat, de nagyon hálás. Ha korábban nem így volt, vond be az új szokásba a résztvevőket is, hiszen ez nekik is fontos lehet, sőt, számukra is kihívás lehet a napirendhez való alkalmazkodás. A szárnyaló ötleteknek tartsatok kreatív fél órákat, vagy rendszeresítsetek egy digitális ötletládát, amely lehet egy email cím is, ahova a munkatársak az ötleteiket azonnal el tudják küldeni néhány szóban. A kreativitás nem lebecsülendő, de mindennek megvan a maga helye és ideje.

Legyen szokásos időpont

A szokások azért hasznosak, mert nem igényelnek pszichikai erőfeszítést. Ha minden alkalommal máskor van a meeting, akkor azt be kell tervezni a napirendbe, alkalmazkodni kell hozzá, és pusztán már a részvétel előkészületei is időt vesznek el a meghívott munkatársaktól. A  mindig azonos időpont egy megszokott napon csak elsőre tűnik nehéznek. A meeting aztán egy megszokott rituálévá válik, a csapat kultúrájának a részeként pedig hidd el, hogy a kollégák hiányolni fogják, amikor majd szabadságon leszel, és megtartják majd nélküled.

Kezdj időben

A kölcsönös tiszteletben az is benne van, hogy mindenki időben odaér, és nem váratja meg azokat, akik nem késtek el. Emellett a pontos kezdésnek mély üzenete van, a résztvevők számára, és azok számára is, akik nem vették elég komolyan. A nyugati vállalati kultúrában a csapat igencsak rossz szemmel néz arra, aki elkésik a vállalati megbeszélésekről. A pontos érkezés a csapathoz való tartozást és az elkötelezettséget is szimbolizálja. Nem véletlenül ragaszkodnak a sikeres facilitátorok az “aki itt van itt van, aki nincs, az nincs, az idő itt van, így kezdünk” hozzáállást.

A rendszeresség érzése biztonságot nyújt a résztvevőknek, és a pontosan kezdett meeting már az első másodpercében garantálja a témára irányuló fókuszt.
Aki nem ér oda időben, az jó, ha tudja, hogy a meeting a munkakörének és felelősségének szerves része, hiszen azért is fizetik, hogy időben odaérjen.

Ha feladatot adsz ki valakinek, ügyelj rá, hogy a meeting idejére szabad lehessen. 

Foglald össze

Ahogy az iskolában is tanítják irodalom órán, amikor fogalmazást kell írni: “bevezetés, tárgyalás, befejezés”. Ez az ökölszabály a meetingekre is vonatkozik. A résztvevőknek szükséges tudni, hogy mi az összejövetel célja, honnan hová vezet, mi az elvárt eredmény és mik az érintett témák. 

Hiába kezdesz összeszedetten, ha a végére elvész a fókusz. Tapasztalatom az, hogy az hallgatóság – legyen az passzív, vagy aktív – legnagyobb százaléka az első és az utolsó benyomásokat viszi magával a meetingekről. A végén ezért tudatosan szánj időt arra, hogy említsd meg azt, hogy aznap honnan hova jutottatok, minden témának tőszavakban említsd meg a lényeges pontjait és az elért eredményeket. Emeld ki az aktív résztvevőket és ismerd el munkájukat néhány szóval, motiválva őket, és inspirálva a többieket is az aktívabb részvételre. 

Végezz időben

Vezetőként szikla szilárddá erősíti a pozíciódat, ha a csapatodban a “megbízható” jelzőt társítják hozzád. Ezt többek között a pontossággal és a következetességgel tudod elérni. 

A keményen végigdolgozott meetingek időben történő befejezése nagyszerű lehetőség ennek ápolására. Ezekben a helyzetekben a munkatársak idejével játszik az a vezető, aki gumiszalag módjára nyújtja az együtt eltöltött időt. A vezető kedvezőtlen megítélése mellett magában a meetingben, a kollektív munkában való hit elvesztegetését is megspórolhatod a pontos befejezéssel. 

Minden meetingen megjelenhetnek újabb és újabb témák, megoldandó feladatok, amelyekre nem lesz idő. Ezekre a témákra jelöljetek meg konkrét alkalmakat, amikor a téma felelősei együtt elvégezhetik a feladatot, akár egy másik meeting keretében.

Ha a feladat nem tűr halasztást, légy őszinte a csapattal és tedd fel a kérdést, hogy mennyire engedi a munkájuk azt, hogy még egy konkrét, előre tervezhető időtartammal meghosszabbítsátok a közös munkát.

+1 A humor a legjobb védelmező

A figyelem általában 15 perc után elkezd lankadni. Ha úgy érzed, hogy a csapat kezd “szétesni”, és a koncentráció gyengül, dobj be valami humoros megjegyzést, témába illő történetet, esetleg egy nem túl erős viccet. Ügyelj, hogy lehetőleg ne legyen túl személyes.

Egy jó poén nem csak felébreszti az alvó munkatársakat, de segít oldani a feszültséget, és egy jó nevetés csak a hasznotokra válik. Azok a meetingek sokkal hatékonyabbak, amelyekre emlékezve nevető arcok jutnak az eszünkbe az összevont szemöldökök és ráncos homlokok helyett. Nevetve ugyanis sokkal jobb dolgozni. 

0 válaszok

Hagyjon egy választ

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük