2021 február – www.ungvarijudit.hu

A munkaerő-toborzás az egyik legnagyobb kihívás egy bővülő cég életében, hiszen mind a kiválasztás, mind a betanítás pénz-, idő- és energiaigényes folyamat. Ha nem szeretnél hónapokat eltölteni azzal, hogy újabb és újabb jelölteket tesztelsz, olvasd el a csekklistámat és találd meg elsőre a megfelelő munkatársat!

Cikksorozatom első részében már leírtam, hogy milyen nehézségekre kell számítanod, ha bővítenéd a csapatodat, és hogyan mérd fel ennek szükségességét, hogyan állítsd össze a követelményeket és juttatásokat.

Ezt a cikksorozatot úgy írtam meg, hogy egyformán legyen hasznos a kis- és középvállalkozásoknak, függetlenül attól, hogy egy személyben vezényled le a toborzást, kiszervezed vagy HR-szakember, illetve HR-osztály is van a cégben.

A csekklistát egy az egyben tudod használni a saját vállalkozásodban.

Folytassuk tehát tovább a felsorolást!

A megfelelő munkaerő kiválasztása – a toborzás kezdete

3. A hirdetés feladása, a toborzást végző cég kiválasztása, megbízása

Miután egészen pontosan meghatároztad az igényeidet, illetve azt is, hogy te mit tudsz nyújtani az érdeklődőknek, el kell döntened, hogy ki vezényli le a folyamatot. Általában a legtöbb cégnek 3 lehetősége van:

A cégvezető maga gondoskodik a kiválasztásról (főleg a kisvállalkozásokra jellemző)
A cég kiszervezi a toborzást
A saját HR szakember vagy HR cég intézi a kiválasztást

Általános esetben rád van bízva, hogy a fenti 3 módszer közül melyiket választod, ám ha az új munkatársat kizárólag munkaerőelszívással tudod magadhoz vonzani, azaz egy konkurens cégtől kell elcsábítani, akkor mindenféleképpen ajánlom, hogy bízz meg egy jó fejvadász céget, akiknek van már ilyesmiben tapasztalata. A munkaerőpiaci verseny kiélesedése miatt ez a megoldás egyre gyakoribb, de ilyenkor kiemelten fontos a diszkréció és az etikus magatartás.

Ha külsős cég bonyolítja le az új munkaerő felkutatását, feléjük is nagyon pontosan fogalmazd meg az elvárásaidat. Nem csupán a jelöltekkel és a toborzó céggel kapcsolatosan: át kell adnod neki a te vállalkozásoddal kapcsolatos információkat, célokat, hitvallást is, hogy megfelelően tudja kommunikálni az értékeidet. Hiszen a hirdetésedet nem csak a jövendőbeli munkavállalóid láthatják, hanem az ügyfeleid, partnereid, vásárlóid is!

Toborzás az interneten

Manapság a toborzás az online, elsősorban a social media területére szűkül, leggyakrabban a Facebook és a LinkedIn felületén. A demográfiai és egyéb jellemzők elemzésén alapuló, célzott hirdetés mellett ezeken az oldalakon könnyen szerezhetsz információt a jelölt életmódjáról, viselkedéséről, vagy kapcsolatrendszeréről is, amik nagyban befolyásolják az alkalmasságát. A LinkedIn segítségével pedig a jelölt valódi szakmai tapasztalatról is képet kaphatsz.

FONTOS! A GDPR irányelveknek megfelelően csak olyan adatok vizsgálhatóak a jelölt előzetes beleegyezése nélkül, amelyek az ő szabad akaratából kerültek nyilvánosságra!

Mikor érdemes az interneten toborozni?

Az online álláshirdetéses oldalak használata általában akkor hatékony módszer, ha alacsonyabban kvalifikált munkaerőt, fizikai, betanított munkást keresel

Fontos, hogy vedd figyelembe a generációs sajátosságokból adódó internethasználati szokásokat, vagyis ott toborozz, ahol a célcsoportod is jelen van! Ez más-más felület lehet a különböző generációknál, illetve szakterület szerint is változhat.

A hirdetés feladása során figyelj a költségekre: ha Facebook-on hirdetsz, akkor akár százezres nagyságrendre kell számítanod, míg például a Jófogás álláshirdetései kiemelésekkel együtt néhány tízezer forintból megvalósíthatóak.

4. A jelentkezés befogadása, a pályázók adatainak mentése és előszűrés

Ha külső céget bíztál meg, akkor ezt a részt ők intézik, neked nem kell vele foglalkoznod. A szerződő partner a toborzás eredményét egy előre meghatározott formában, valamiféle dokumentumban, előszűrve adja át.

A belső pályázatok esetén a cégvezető, az asszisztense vagy a HR felelős végzi el az adminisztratív feladatokat. Ez magában foglalja az előszűrést, a rendszerek felkészítését a folyamatra, létrehozza a mappákat a beérkező pályázatoknak, és elkülönítve rögzíti az adatokat a dátumok alapján. Érdemes egy külön email címet és telefonszámot létrehozni (pl. …toborzás@…hu), hogy a mindennapi munkafolyamatok ne keveredjenek a kiválasztás során keletkező, néha több száz pályázati dokumentummal.

Ha nagy a cégben a fluktuáció, és folyamatosan keresel új munkatársakat, vagy az állandó munkaerő áramoltatás nyereséget hoz, akkor érdemes a kapcsolódó eszközöket, dokumentumokat teljesen elkülönítetten kezelni, a folyamatok kezelésére pedig kellő ismerettel és erőforrással rendelkező személyt kijelölni.

Fontos, hogy a beérkező pályázatok minden esetben ugyanazon a sablon folyamaton menjenek át, függetlenül attól, hogy külső vagy belső szakember végzi a toborzást!

5. A kérdőívek kiértékelése

Mind a beérkező pályázatok feldolgozása, mind az előzetes kérdőíves előszűrés folyamán figyelj oda az adatvédelmi irányelvekre: Nem csak arra, hogy te betartod, de arra is, hogy megfelelőképpen tájékoztattad a jelölteket, és ők hozzájárultak adataik kezeléséhez!

A kísérőlevélben jelölj meg határidőt, ami után nem fogadsz már meg pályázatot. Ezzel eleve kizárhatod azokat, akik csak felületesen olvassák el a feltételeket, vagy nem képesek betartani a határidőket. Saját érdekedben érdemes a kérdőíveket automata kezelőbe érkeztetni, így a csak az eredményekkel kell dolgoznod.

A kérdőívezés és a kiértékelés célja, hogy megszűrd a jelentkezőket, és csak azok kerüljenek be a 2., telefonos fordulóba, akikkel van esély a sikeres közös együttműködésre. Velük a következő cikkben foglalkozunk tovább, de előtte még beszéljünk egy fontos dologról: az elutasító email-ről. Bár sok cég úgy van vele, hogy nem fárad a sikertelen pályázatokkal, én mégis úgy gondolom, hogy alapvető udvariasság, hogy nem várakoztatod azokat, akik nem feleltek meg az elvárásoknak. Egy sablon e-mail is jobb, mint a semmi, ráadásul ha megfelelően optimalizáltad és automatizáltad a folyamataidat, akkor ezzel nem is kell külön foglalkoznod. Apróság, de sokat számít a céged megítélésében!

A következő cikkben tehát folytatjuk a telefonos illetve személyes interjúkkal, illetve ezek kiértékelésével is.

Sikeres toborzást kívánok!

A megfelelő munkaerő kiválasztásának első lépései

1. Az igények pontos megfogalmazása

A „kell egy titkárnő/recepciós/logisztikai felelős/stb.” még nem tekinthető pontos igénynek. Ahhoz, hogy megtaláld, akit keresel, tudnod kell, hogy kit keresel, így ilyenkor az első, és egyben legfontosabb feladat a bővítés valódi okának tisztázása.

Legyen szó munkahely bővítésről, új feladatkör ellátásának szükségességéről, kapacitás növelésről, vagy erőforrás átcsoportosításról, a hatékonyságnövelés szempontjait minden esetben vedd figyelembe.

Gyakori hiba, hogy nem a valós szükségletek, hanem egy megfontolatlan, homályos elképzelés alapján vesznek fel a cégek embereket, ezáltal pedig nem plusz segítséget kap a vállalkozás, hanem egy nagyon költséges feladatot.

Az igények pontos meghatározásához érdemes feltáró elemzést végezni. Ennek az első lépése felmérni, hogy a jelenlegi munkatársak munkaideje hatékonyan van-e kihasználva. Az eredményességet valóban csak új alkalmazott felvételével lehet növelni, vagy csak egy káros szokásrendszer működik a munkatársak között, amely elhiteti, hogy mindenki túlterhelt, állandóan elfoglalt?

Gyakori jelenség, hogy a munkatársak “állandóan el vagyunk havazva” – logikusnak tűnik hát, hogy plusz segítségre van szükség. Azonban ez sokszor csak egy rossz minta, egy merev beidegződés következménye, mely lehet, hogy akár egyidős a céggel.

Aki kihasználatlanul tölti az idejét a munkahelyén, az sokszor egy kompenzációs csapdába esik. Nem arról van szó, hogy lusta lenne, csak idejét és erőforrásait jelentéktelen tevékenységekkel pazarolja. Lehet, hogy úgy érzi, egész nap megfeszített tempóban, erőn felül teljesít, ugyanakkor ideje jelentős részét olyanokkal tölti, mint a fél órás reggeli munkakezdés előtt, ebéd utáni magáncélú internethasználat, vagy anyagbeszerző körút során magántermészetű ügyek intézése. Vagy valóban dolgozik, de olyan feladatok viszik el az idejének többségét, amit máshogy, hatékonyabban (és gyorsabban) is meg lehetne oldani.

Az ilyen és hasonló jelenségek az alkalmazkodási, változási és egyben fejlődési képességekről és attitűdökről is árulkodnak. Sok helyen nem szívesen alkalmazzák a hatékonyságnövelő, a munkavégzés folyamatát átvilágító eszközöket. A digitalizálás, a munkafolyamatok optimalizálása, a minőség rendszeres ellenőrzése, és a felesleges tevékenységek kiiktatása csapatszintű, merev ellenkezést is kiválthat.

2. A pályázati anyag elkészítése

Ha már biztos vagy benne, hogy a munkaerő bővítés objektív okok miatt tényleg szükséges, a következő feladat a pályázati anyag tartalmának összeállítása, azaz a pályázókkal szemben támasztott elvárások és követelmények megfogalmazása, és a juttatások összeállítása.

A követelmények megfogalmazása esetén nem elegendő csupán a szakmai tudás alapján válogatni a jelentkezők közül. Érdemes más, a munkavégzést befolyásoló kompetenciák megemlítése is, például, hogy csapatjátékos legyen, vagy önállóan kell döntéseket hozni, mennyire lesz rugalmas az időbeosztása, vagy hogy milyen távra keresel alkalmazottat.

A juttatások listájának összeállításánál érdemes figyelembe venni, hogy a munkaerőpiac jelentős változáson esett át az utóbbi években, különösen 2020-ban. Már nem a végzettség a döntő, hanem a „know how”, a cég- illetve munkakörspecifikus tudás, aminek az átadása sokáig tart, és a munkaerő távozása esetén újra kell kezdeni egy új kollégával. Éppen ezért fontos a munkatársak megtartása, amit a megfelelő juttatásokkal és az “employer branding”, azaz a munkahely, a munkavállalók felé mutatott márkájának értéknövelésével érhetsz el.

Mint láthatod, a toborzás már jóval előbb elkezdődik, minthogy feladnád az első hirdetést, ezért kiemelten fontos, hogy alaposan odafigyelve tervezd meg az egyes lépéseket.

Cikksorozatom következő részében a hirdetésről, és a pályázók előszűréséről lesz szó – valamint arról, hogyan csökkentsd ennek adminisztrációját, hogy minél egyszerűbben és gördülékenyebben menjen minden.