A te cégedben mi volt a legutóbbi konfliktus? Ha fejlődésben vagytok érdekes lesz a téma számodra. Minden komolyabb fejlesztésnek van egy fázisa, amelyben a korábbi, a csapatot a komfortzónában tartó viszonyok akarva akaratlanul felbomlanak, hogy aztán újra szerveződve, egy magasabb szintű működésben növeljék a produktivitást.

Ez az az állapot, amelyet a téma szakértője Bruce Tuckman az angol “storming” szóval jellemzett 1965-ben megjelent munkájában. A “storm” azaz “vihar” szóból származó kifejezés kiválóan érzékelteti ezt a gyakran felfordulásokkal teli és érzelmi rohamokkal színesített állapotot.

A szükséges jó

A harmonikus munkahelyi légkör sokszor kincset ér, azonban ha a mögötte rejlő régi működési módok gyenge eredményekhez vezetnek, akkor légy bátor felkavarni az állóvizet. A konfliktusok kerülése nem feltétlenül vezet eredményre. Amíg az egymásnak feszülés a szervezet érdekeiben történik, engedd kibontakozni a vihart. Beavatkozásra csupán akkor van szükség, ha a vita személyes vizekre terelődik, a csapat önmaga azt már nem képes kezelni, és a folyamat hátrányára válik.

A keményebb visszajelzések, esetleg egy-két csípős megjegyzés nem feltétlen ok a békítésre. Ilyenkor hagyd, hogy megmutassa magát az eredendő, un. gyökér ok, amely a konfliktust jelentő működés alapja. Ezek az okok sokszor csupán jó kis konfliktushelyzet hatására válnak láthatóvá. Ahogy a vihar elszáll, általában tisztán megmutatják a megoldást is. 

Az ilyen helyzetek kezelésének a kulcsa nem az indulatok megfékezésében van, hanem – sokszor csupán utólag – a tisztelet alapú viszonyok helyreállításában. A munkatársakkal jó, ha meg tudod értetni, hogy a konfliktus nem a világvége, hanem egy lehetőség a fejlődésben. Utólag mindig foglald össze a tanulságokat, és köszönd meg a közreműködést a konfliktus összes résztvevőinek.

Amit a konfliktusból nyersz

Megismered a munkatársak kommunikációs szokásait, és jellemvonásait. Komfortzónában nehezen ismerjük meg egymást. Ha kimozdulunk a nyugodt keretek közül, mindenkinek előjön az a bizonyos másik arca. Ilyenkor tudhatod meg például, hogy ki a felelősségvállaló és ki a védekező stratégiát folytató munkatársad.

Betekinthetsz a kulisszák mögé

A munkatársak saját szintjükön sokszor olyan kommunikációt folytatnak, amiről nincs tudomásod. Ez így van rendjén, hiszen a hierarchikus viszonyok miatt a kollektíva saját véleményét nem mindig osztja meg a vezetővel. Konfliktusok esetén kicsit mindenki leveszi az álarcot, betekintést enged számodra abba a világba, amelyben nap, mint nap éli a munkahelyi életét. Sokszor csak ilyenkor derülnek ki vélt, vagy valós sérelmek, régóta dédelgetett, de meg nem oldott problémák és hibás megoldási stratégiák, amelyek megoldása jelentősen javítja a szervezet hatékonyságát. 

Megerősítheted vezetői szerepedet

Ha a vezető stabilan, ítélet nélkül képes kezelni a konfliktushelyzetet, a munkatársakban feltétlen bizalmat alakíthat ki a hozzáállásával. A stabil vezető csapata is stabillá válik, és az emberek a mutatott példa alapján egymás között is a bizalomra építik majd a kapcsolódást. 

Ahogyan a konfliktusban te is jobban megismerheted munkatársaidat, ők is jobban megismerhetik vezetői kvalitásaidat, szakértelmedet és kompetenciáidat. A konfliktusban megmutatkozhat a benned lévő karizmatikus vezető.

“a vihar nem árthat annak, aki önmagában hordozza a menedéket”

– tibeti közmondás

Sokak számára már a szó is rosszul hangzik: “meeting”. Eleve idegenül cseng, jelzi, hogy valami multi szakzsargon ránk erőltetett szokása lehet ez, nem csoda, hogy azonnal megjelenik az idegenkedés érzése.

Ami külföldről származik, az nem feltétlenül rossz

Pongor Juhász Attila, a vállalkozói marketing hazai szakértője az egyik Marketing Akadémia rendezvényén úgy fogalmazott, hogy azért Amerikát használja tudásforrásnak, mert az az egyetlen ország, amelynek a kultúrája a vállalkozásra épült, és ez szervesen jelen van az amerikaiak mindennapjaiban is. 

A meeting egy klasszikus példa erre. Igen, valóban ez egy “multi céges kultúra” eleme, azonban nézzük meg egy pillanatra azokat a nagy múltú óriás vállalkozásokat. Miért ne használjuk a náluk jól bevált recepteket? A “meeting” angolul találkozót jelent. Nem csupán találkozó, vagy megbeszélés, annál sokkal több. Egy nagyszerű lehetőség a fejlődésre, fejlesztésre, motivációra, tervezésre, számonkérésre, jutalmazásra, motivációra, elemzésre, és még sorolhatnám. A lényeg, hogy együtt csináljuk, mi, azaz a csapat.

Hogy a meeting szó a fejekben ne legyen egyenlő az unalmas idő vesztegetéssel, vagy az idegesítő beszédek hallgatásával, íme öt fájdalomcsillapító tipp, hogy hatékonyan meetingelhessetek.

Tartsd a napirendet

A legnagyobb szenvedést a spontán meetingek okozzák. Ennek ellenszere a napirend, amelyhez – akármennyire is furcsán, vagy mereven hangzik – percre pontosan tartsd magadat. Ez az egész csapatnak biztonságot nyújt. A meeting így garantáltan eredményes lesz. Ha valaminek a megoldására nem került sor, azt jegyezzétek fel és tűzzetek ki konkrét időpontokat és felelősöket az első adandó alkalomra.

A napirend tartása kezdetben nem könnyű feladat, de nagyon hálás. Ha korábban nem így volt, vond be az új szokásba a résztvevőket is, hiszen ez nekik is fontos lehet, sőt, számukra is kihívás lehet a napirendhez való alkalmazkodás. A szárnyaló ötleteknek tartsatok kreatív fél órákat, vagy rendszeresítsetek egy digitális ötletládát, amely lehet egy email cím is, ahova a munkatársak az ötleteiket azonnal el tudják küldeni néhány szóban. A kreativitás nem lebecsülendő, de mindennek megvan a maga helye és ideje.

Legyen szokásos időpont

A szokások azért hasznosak, mert nem igényelnek pszichikai erőfeszítést. Ha minden alkalommal máskor van a meeting, akkor azt be kell tervezni a napirendbe, alkalmazkodni kell hozzá, és pusztán már a részvétel előkészületei is időt vesznek el a meghívott munkatársaktól. A  mindig azonos időpont egy megszokott napon csak elsőre tűnik nehéznek. A meeting aztán egy megszokott rituálévá válik, a csapat kultúrájának a részeként pedig hidd el, hogy a kollégák hiányolni fogják, amikor majd szabadságon leszel, és megtartják majd nélküled.

Kezdj időben

A kölcsönös tiszteletben az is benne van, hogy mindenki időben odaér, és nem váratja meg azokat, akik nem késtek el. Emellett a pontos kezdésnek mély üzenete van, a résztvevők számára, és azok számára is, akik nem vették elég komolyan. A nyugati vállalati kultúrában a csapat igencsak rossz szemmel néz arra, aki elkésik a vállalati megbeszélésekről. A pontos érkezés a csapathoz való tartozást és az elkötelezettséget is szimbolizálja. Nem véletlenül ragaszkodnak a sikeres facilitátorok az “aki itt van itt van, aki nincs, az nincs, az idő itt van, így kezdünk” hozzáállást.

A rendszeresség érzése biztonságot nyújt a résztvevőknek, és a pontosan kezdett meeting már az első másodpercében garantálja a témára irányuló fókuszt.
Aki nem ér oda időben, az jó, ha tudja, hogy a meeting a munkakörének és felelősségének szerves része, hiszen azért is fizetik, hogy időben odaérjen.

Ha feladatot adsz ki valakinek, ügyelj rá, hogy a meeting idejére szabad lehessen. 

Foglald össze

Ahogy az iskolában is tanítják irodalom órán, amikor fogalmazást kell írni: “bevezetés, tárgyalás, befejezés”. Ez az ökölszabály a meetingekre is vonatkozik. A résztvevőknek szükséges tudni, hogy mi az összejövetel célja, honnan hová vezet, mi az elvárt eredmény és mik az érintett témák. 

Hiába kezdesz összeszedetten, ha a végére elvész a fókusz. Tapasztalatom az, hogy az hallgatóság – legyen az passzív, vagy aktív – legnagyobb százaléka az első és az utolsó benyomásokat viszi magával a meetingekről. A végén ezért tudatosan szánj időt arra, hogy említsd meg azt, hogy aznap honnan hova jutottatok, minden témának tőszavakban említsd meg a lényeges pontjait és az elért eredményeket. Emeld ki az aktív résztvevőket és ismerd el munkájukat néhány szóval, motiválva őket, és inspirálva a többieket is az aktívabb részvételre. 

Végezz időben

Vezetőként szikla szilárddá erősíti a pozíciódat, ha a csapatodban a “megbízható” jelzőt társítják hozzád. Ezt többek között a pontossággal és a következetességgel tudod elérni. 

A keményen végigdolgozott meetingek időben történő befejezése nagyszerű lehetőség ennek ápolására. Ezekben a helyzetekben a munkatársak idejével játszik az a vezető, aki gumiszalag módjára nyújtja az együtt eltöltött időt. A vezető kedvezőtlen megítélése mellett magában a meetingben, a kollektív munkában való hit elvesztegetését is megspórolhatod a pontos befejezéssel. 

Minden meetingen megjelenhetnek újabb és újabb témák, megoldandó feladatok, amelyekre nem lesz idő. Ezekre a témákra jelöljetek meg konkrét alkalmakat, amikor a téma felelősei együtt elvégezhetik a feladatot, akár egy másik meeting keretében.

Ha a feladat nem tűr halasztást, légy őszinte a csapattal és tedd fel a kérdést, hogy mennyire engedi a munkájuk azt, hogy még egy konkrét, előre tervezhető időtartammal meghosszabbítsátok a közös munkát.

+1 A humor a legjobb védelmező

A figyelem általában 15 perc után elkezd lankadni. Ha úgy érzed, hogy a csapat kezd “szétesni”, és a koncentráció gyengül, dobj be valami humoros megjegyzést, témába illő történetet, esetleg egy nem túl erős viccet. Ügyelj, hogy lehetőleg ne legyen túl személyes.

Egy jó poén nem csak felébreszti az alvó munkatársakat, de segít oldani a feszültséget, és egy jó nevetés csak a hasznotokra válik. Azok a meetingek sokkal hatékonyabbak, amelyekre emlékezve nevető arcok jutnak az eszünkbe az összevont szemöldökök és ráncos homlokok helyett. Nevetve ugyanis sokkal jobb dolgozni. 

A vállalkozás egy olyan játék, amelyet profitra játszanak. Ki ne szeretne első lenni ebben a versenyben? Mégis mi a titka a nehezen fenntartott stagnálásból való kitörésnek és az igazi fejlődés beindulásának?

Minden, amit mérsz, az javul

A fejlődés a méréssel kezdődik. Olyan ez, mint a navigáció. Amíg nem ismered a jelenlegi pozíciódat, képtelen vagy eligazodni a térképen, és teljesen mindegy, merre indulsz el.

Sok vezető csupán a könyvelője által szolgáltatott információk alapján tud képet alkotni cége pénzügyi helyzetéről, ez azonban egy olyan szempontrendszer, amely egyáltalán nem vizsgálja a vállalkozás pénzügyi helyzetének további, ám igen fontos részleteit. A kapott információ így hiányos. 

A tervezés első lépése tehát egy összetett mérés, amely a teljes vállalkozás aktuális állapotát átláthatóvá teszi. 

Mérni, mérni és mérni

A méréshez eszközökre, mérőműszerekre van szükséged, amelyekkel korábban ismeretlen nézőpontból is megvizsgálhatod a cégedet. A mérőműszerek abban támogatnak, hogy a lehető legrövidebbre csökkentsék azt az értékes időt, amelyet a nem kívánt állapotról való visszajelzés és a konkrét változás között telik el. Olyan ez, mint az evolúció. Aki hamarabb alkalmazkodik, az nyer az életben maradásért vívott küzdelemben.

A navigálás azaz a döntések két legfontosabb feltétele az idő és az információ. A gyors reagálással előnyre tehetsz szert, az információk birtokában megalapozottabb döntésekre leszel képes. 

Jól jönne egy időgép

Ha a méréseid eredménye csupán számok önmagukban, azok csupán egy statikus pillanatképet festhetnek az aktuális helyzetről. Ha a megfelelő mérőeszközt használod, a pillanatképek életre kelnek és megjelennek az összefüggések. A múlt és a jelen változó értékei együtt a jövőt alkotó tendenciákat is megmutatják. 

Ha a prognózis eltér a céltól, nincs más hátra, mint változtatni, hogy a korábbi működések átalakításával, cseréjével az eljövendő eredményeket is kicseréld. Olyan ez, mint egy időgép. Ha megváltoztatod a múltat, nyomban átalakul a jövő is. 

Vedd elő a nagyítót

Világítsd át azokat a vezetői szokásaidat, amelyek már nem támogatnak a sikeres irányításban. Nézd meg, kritikus szemmel, hogy mi az amit megszokásból végzel. 

Ugyanígy tedd nagyító alá a vállalkozói szervezetedet is. Vond le a következtetéseket, hogy mely rendszerelemek átalakítása szükséges a hatékonyság növeléséhez.

Lehet, hogy olyan “szokásos” működéseket találsz, amelyek első látásra jól beváltak, mert kényelmesek és egyszerűek az egész csapatnak, ugyanakkor egy fajta növekedési plafont is képeznek, és hosszú távon éppenhogy gátjai a fejlődéseteknek.

A rutin nem feltétlenül ellenség. Amit rutinból csinálsz, az töredék pszichikus energiát fogyaszt a szellemi erőforrásaidból, azonban a szokásrendszereket időről időre ajánlott tüzetesen felülvizsgálnod. Ha ez az ellenőrzés nincs beépítve a rendszeredbe, könnyen egy olyan rátok kövesedett komfortzónában találhatod magadat és csapatodat, amelyből aztán néha egyáltalán nem látni a megoldást. Ilyenkor kérj külső segítséget a fejlesztődtől, vagy egy mester-elme csoporttól.

Amikor megvizsgálsz egy folyamatot, szokást, vagy egy rendszerelemet, addig keresd az okokat, amíg a legkisebb összetevőkre rá nem találsz. 

Alapigazság, hogy a legkisebb megváltoztatható egységek felkutatásában rejlik a legnagyobb siker. Enélkül csupán az okokat kezeled, azonban amint elfordítod a figyelmedet a területtől, a nem kívánt működés alattomosan újraéleszti saját magát. 

Tervezz!

Egy jó üzleti terv a siker első lépése. Ha már tudod, hogy mit célszerű másként csinálnotok, kezdj el tervezni. Haladj a nagy víziótól, lásd a nagy képet, miközben ahogyan a saját rendszered felmérésénél is, menj le egészen a legegyszerűbb feladatokig.

Ha tervezel, vegyél figyelembe néhány fontos dolgot:

• Adj határidőket a végső célhoz csakúgy, mint a folyamat-célokhoz. Ezek nélkül a céljaid csupán álmok, és esélyes, hogy azok is maradnak.
• Rögzíts minden írásban. Használhatsz vizuális eszközöket, és a rögzítést természetesen delegálhatod a munkatársaidnak is. Oszd meg a terveket azokkal, akik a témában dolgoznak, és erősítsd meg a céljaitokat a csapatodban, hogy annak tagjai minden pillanatban tudják, hogy miért dolgoznak.
• Minden részfeladathoz rendelj felelősöket. A számonkérhetőség nem átok, hanem áldás. A munkatársaid tudni fogják, hogy kinek mi a dolga és ki kihez fordulhat egy-egy kérdésben. Lehet, hogy kezdetben az új szemléleted némi feszültséget okoz, hiszen mindenkinek átláthatóvá válnak az eredményei, de hosszútávon a csapat megnyugszik majd és sokkal eredmény fókuszúbbá válik a munka.
• Mérj rendszeresen. Nem elegendő csupán évente egyszer megnézni, hogy merre tartotok. Építs be rendszerbe méréseket a folyamatokba, hogy a legapróbb eltérést azonnal korrigálni tudjátok.
• Tanulj a pozitívból is! Hajlamosak vagyunk csak a hibáinkra fókuszálni, mint tapasztalat forrásra. Ha valami nagyon működik, elemezd a sikeredet is, hogy a többi területen is meg tudd ismételni a szép eredményeket. 

Ne feledd, a változás az egyetlen lehetőséged. A fejlődés, növekedés kulcsa a változási hajlandóság.

“Változz, még mielőtt változnod kell.”

Jack Welch